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Access2003:受注管理、納品書作成の手順  天 声 燐 語(てんせぇリンゴ)

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2008年11月05日 水曜日/02:47:05/ No.1106

Access2003:受注管理、納品書作成の手順

記事分類:■ PC関連
T.O.P-RECORDSインターネットショップの支払方法に、
これまでの郵便振替(通常払込)、ジャパンネット銀行J振に加え、
イーバンクとユーチョ送金(ぱるる送金)を追加しました。

それに伴って、データ管理ソフトのAccess2003

の受注管理のシステムを少し改善する事に。

「決済」のテーブルと「受注」のテーブルをIDで関連付けるのは以前から一応やっていましたが、決済の選択肢が増えた事で注文者への対応が違ってくるため、
後払いという事もあって、商品と一緒に送付する納品書に、
注文者ごとに支払方法とそれによるそれぞれの支払い方法の説明文を、
受注の時点でフォームに決済IDを入力するだけで自動で納品書にも反映されて印刷できるようにした。
 これで、
決済選択を郵便振替にした注文者の納品書には郵便振替の振込みの説明が、
イーバンクにした注文者の納品書にはイーバンクの振込みの説明が、
勝手に印刷されるという便利なシステムを作れました。

こういうハリキッた事すると妙にせっかくそのシステムを使いたくて仕方ないのに注文が逆にしばらくこなくなったりするかもしれないが(笑←なんか世の中ってそんな法則ないですか?笑)


さて、そんなわけで、
アクセスを使って、何かのショップなどのごく簡単な受注管理と納品書を連動させてできるシステムの作るやり方の一例を紹介説明しようと思います。

--リレーションシップ--
アクセス

アクセスは、色んなテーブルを関連付けてデータを自動で連動させる事ができるというのが非常に便利なところです。

---テーブルデザインビュー---
アクセス
私の受注管理のシステムの大まかな全体像はこんな感じで、
受注、明細、客、商品、決済、
などのテーブルから構成しています。
受注と明細は当然関連付けられていて、
「受注番号」によってそれぞれがリンクしています。

受注という一つの大きな伝票の中に、
注文商品の数量や価格合計などの情報が並ぶ「明細」という売上伝票があり、
それが「受注番号」でリンクしているというわけですね。
 そのほかにも一つの注文の中で、注文者の情報、支払方法の選択などからも構成されますね。

---受注入力フォーム---
アクセス

注文がきたら、このようなフォームで全体を入力するような形になります。

--明細フォーム--
アクセス

ちなみに受注マスターのフォームの下部の明細を入力するフォームは、
予め別に明細のフォームを作っておき、それを受注フォームのサブフォームとして受注番号でリンクして連結します。
アクセス

さて、このようなフォームに、
受注情報を入力していくわけですが、
注文者の情報や注文商品の情報、支払方法などを、
「客ID」「商品ID」「決済ID」を入力するだけで、
それに関連する項目を自動でテキストボックすに反映させるわけですが、

最初に乗せたリレーション設定の画像のように、
受注マスターの客IDと客マスターの客IDや、
商品マスターの「商品ID」と明細マスターの「商品ID」をリンクさせることで、
それぞれが連動して反映され、
また、商品マスターの「商品ID」に「主キー」を設定する事で、
商品IDを入力すると、他の関連したテーブルのフィールド「分類」「商品名」「単価」などが自動でテキストボックすなどに反映され、自分でわざわざすべてを入力する必要がなくなります。
自分が入力するのは受注管理フォームにある商品IDの入力だけで、それによって受注フォームや納品書の明細などに表示される商品名や商品番号や価格やそれの合計などは完全に自動です。

さて、そこで、客や商品のIDはアルファベットでも数字でもテキストでもなんでもいいわけですが、
例えば番号で管理するだけでは、
どの番号にどの商品が割り当ててあるかが解らなくなるので自分が入力しづらいというのがあります。

そこで、
「ルックアップ」という機能が便利です。

アクセス

このように、「商品ID」のテキストボックスをクリックすると、
コンボボックスが表示されて、
商品番号や商品分類、商品名がズラーッと表示され、
そこから選択するだけで商品IDを入力できるというものです。

楽譜のバラ売りなんかはじめてから、商品の数がやたら増えてややこしくてしょうがないのだが(笑)、商品の分類を大まかにわけてそれも表示させれば一覧から選択もしやすいですね。

--ルックアップの設定--
アクセス

で、明細のテーブルデザインビューで、
ルックアップのタブをクリックし、コンボボックスを選択。
値集合タイプは「テーブル・クエリ」にして、
値集合ソースの右側の「...(参照)」赤で印をした部分をクリックし、
アクセス
このようにコンボボックスに表示させたい項目を「商品マスター」のフィールドから選択します。
 商品の数が多い場合は分類や商品名などをソートで昇順なり降順なりで表示させればより選択しやすくなります。

商品IDと商品分類と商品名をコンボボックスに表示させるので、
列数は「3」で、リストの幅などを適当に設定すれば、
商品IDを選択式で入力できるようになります。
 このルックアップは、ルックアップという名の通り、
あくまでも自分が入力しやすくするために、
IDの数値だけでなくそれに割り当てた商品名などをコンボボックスの一覧に表示させているだけで、実際に入力されているのは、IDの数値であって商品名などのテキストではありません。
 商品名などを参照する事によって、どの商品にどの商品ID番号が割り当てられているかを知らなくても特定の商品IDを入力する事ができるということですね。


このような感じで、
決済方法なども、
「決済ID」をコンボボックスから選択して入力するだけで、
納品書などに決済に関するそれぞれの説明が受注番号ごとに別々のものが自動で反映されて表示させることができますね。

アクセス

「決済マスター」のテーブルのフィールドに、
それぞれ、決済IDや決済方法、口座番号、名義、振込みの説明文、
などを入力。

アクセス

データの入力はテーブルに直接入力もできますが、テーブルでは入力欄が狭すぎて入力しにくいというような場合は、
決済テーブルをデザインビューで項目だけ作成してから、
上のようにフォームを作成し、
そのフォームから入力すれば入力がしやすいですね。

ちなみに、決済IDは受注番号とリンクしているので、
決済マスターテーブルに「+」のマークが左についています、

これをクリックすると、

アクセス

このように、それぞれの決済方法ごとに受注番号がリンクしていて、
「決済方法に郵便振替を選択した注文者の受注」
がズラリと並ぶ事になります。
また、その受注と明細も当然リンクしているので、
その受注において何を幾つ売り上げたのか誰が注文したのか、
或いはその受注の発送、入金などの確認も一覧で表示されます。

ちなみに後払いなので、
たまーーーーーに貸し倒れになったことがあります。
忙しすぎて完全に忘れているという場合もあるのかも知れませんが、
まさかそんな人も本当にいるんですね。
まぁ催促とかあえて全然しないですけど。
 相手とか間違うとアレじゃないですか。
たかが数千円ごときでゴチャゴチャとトラブルおこして人生壊したり時間無駄にしたりするようなトラブルに相手を間違えて起こしてしまうぐらいなら、
それぐらいくれてやるぐらいの器があったほうがいいかと。
どうせ数千円ぐらいのお金ぐらい為替とかでチャチャっと作ろうと思えば作れるじゃないですか(笑)。
 まぁ信用に委ねている部分がだいぶありますので。
ガーガー催促するより黙っている方が逆に恐いんじゃないですかね。
人間って最終的に自分の罪を裁くのって自分じゃないですか。
なんか気にかかっていることがあったり、気にしてないつもりでもアタマのどこかでは必ず何かが引っ掛かっていてそれが事故とかに繋がったりしかねない、
極力やましい事がない状態が自分自身にとって一番快適ですからね、
かならず人は自分の誰も知らない罪を自分が許せなくなる時がくるし、気付かないフリができなくなる瞬間がいつか来ます。
だから金額にもよりますけど、細かい金額でごちゃごちゃトラブルを起こすつもりはないです。黙って為替でやってその損失でも埋めたらいいんじゃないですか(笑)。まぁそれで逆に損失が拡大するなんてのもよくある話でしょうが・・・・(笑)

おっと、話が飛びました(笑)。

まぁ上の画像のように、客情報も「客ID」でリンクさせて、ルックアップも設定してあるので、もし同一の誰かが何度も注文をしてくださったような場合でも、
住所さえ変わっていなければ二度目の注文からはIDをルックアップから選択して入力するだけですね。

新規の注文者が現れた場合は、客情報の入力用フォームを作ってあって、
そこに入力してから受注フォームに入力をはじめます。

---納品書---
アクセス

私の場合は、「レポート」などの機能もあるみたいですが、
とりあえずフォームで、受注マスターフォームとよく似たフォームを作って納品書用のフォームを作っています。
勿論、受注マスターフォームに入力した内容がそのまま反映されるので、
受注マスターフォームに入力し終わった時には納品書は既にできあがっています。

マクロなどで、受注マスターフォームに納品書フォームを開くボタンなどを設置すれば作業がスムーズにいきますね。

上の画像のように、納品書と同時に宛名ラベルも印刷できるようにしています。
この宛名ラベルも勿論納品書の注文者の氏名・住所とリンクしているので自動です。
 上部の閉じるボタンなどはプロパティーの設定で「画面上でのみ有効」なので印刷には反映されません。

で、それを印刷すると、

アクセス

こんな感じで納品書と宛名ラベルができあがります。
楽です(笑)。


アクセスはもっともっと複雑に会社の人件管理や取引先とどうたらこうたら云々などのすごいシステムも組む事ができるソフトですが、
まぁ私なんかはこれぐらいの簡単な事しかできません(笑)。


Microsoft Access リレーションとクエリがわかる本
という本をだいぶ前に買った事がありましたが、
それで結構解りやすくてある程度アクセスを扱うコツはつかめた気がします。
でもやっぱりこのソフトは難しいですね・・・・(笑)
なんかちょっと変なところいじくると、
「式が一致しません」
とかすぐ自分で解決できなさそうなエラーがでたりしますから(笑)、
自分がハッキリと理解できること以外は何もいじくってません(笑)。

つーかなんで私はこんな丁寧にアクセスの解説なんかしてるんだろうか(笑)。
なんか私ってドラムサイトとかでもそうですけど、
なんか、マニュアルチックなものを作ったりして人の役に立つようなことするのが好きみたいですね(笑)。
 いや、別にそんないい人ではないですけどね、別に本気で人の役にたちたいとかは思ってないかも知れないですけど(笑)、
なんかマニュアルを作ったり何かを書面や図面で解説するのが好き、と(笑)。

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[ 2008/11/05 02:47 ] ■ PC関連 | TB(0) |

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