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Access2003での受注管理・納品書作成  天 声 燐 語(てんせぇリンゴ)

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2008年05月08日 木曜日/23:34:45/ No.904

Access2003での受注管理・納品書作成

記事分類:■ PC関連
 つい最近、これまでは物販の納品書は、アクセスでの受注データの入力とは別に、
ワードでお買い上げ明細書・納品書を作成していたのだが、
やっぱりアクセスで全部やった方が能率がいいなぁという事で、
アクセスでデータの入力をして、それを納品書にして印刷できるようにちょっとシステムを作り変えた。
 うーん、やっぱりこれは便利。

まず、私のアクセスでの受注データ管理の全体像はこんな感じになっている。
受注管理のリレーション設定
これはリレーションシップの設定で、もう随分と前に一度必死で本なんか見てなんとか基本の形を組み上げたのでもう詳しいやり方は忘れたが(笑)、あぁこんな感じだったなぁ(笑)。

アクセス
まず、主に、
受注、商品、客、明細、
というカテゴリに分けてそれぞれテーブルを作成している。

例えば商品というテーブルでは、
・商品ID
・商品名
・アーティスト
・商品番号
・単価
というフィールドを作成。
つまり、商品というカテゴリにおける詳細の情報を枝にしているという感じである。
また、「商品ID」には「主キー」というものが設定してあり、
後で作成する入力用フォームなどで、
アクセス
商品IDを入力するだけで、他のテキストボックスに自動で商品の詳細(価格や商品名など)が表示されるようになり、便利である。

また、商品IDというのは、「数値」で表しているだけであるため、どう番号の商品IDにどの商品が登録されているかが自分でも覚えられるわけがないため、「ルックアップ」という設定機能によって、
アクセス
さっきの上の入力フォームの画像にあるように商品IDをコンボボックスで選択できるようにし、
また、そのボックスに、商品IDの数字だけでなく、「商品名」も表示されるようにして選びやすくしている。あくまでも、このコンボボックスに表示されている「商品名」は、商品テーブルの中の商品名というフィールドを参照しているだけの見かけ上のものであって、
実際は「商品ID」の数値こそがデータに反映されるものであるという点が少々ややこしい。
 受注と明細とも、受注IDで当然連結されていて、例えば、受注のレコードを消すとその注文の明細も同時に消えるようになっている。まぁ当たり前といえば当たり前なんだけどこの当たり前のシステム組むのが意外に確か苦労した記憶が(笑)。

このように、注文者の情報なども、番号で管理し、番号を入力するだけで全ての他の客情報の詳細と連動して動くようになっている。

そして、そうやって受注の内容を入力するための受注j内容の入力フォームが上にある画像のようなもので、そこに一度各種内容を入力するだけで、
パソコン上のデータそのものの管理から、
アクセス
入力フォームとよく似た印刷用のフォームを納品書用として作成し(入力フォームをそのままコピーして、受注番号や客ID番号や商品IDなどの、納品書には印刷する必要のないようなものは画面上のみの表示で印刷では表示しないよう設定する)、
納品書のついでに、そのフォームの中に、
封筒などに貼る宛名の紙も同時に作成・印刷できるようにしている。

これで、受注内容を入力する時に、
一度、注文者や注文商品の内容を入力するだけで、
宛名のラベルと納品書を同時に作れるのが非常に便利。

今まで、宛名と納品書はワードにテキストをコピペしたりしてやっていたので、
やっぱりアクセスで一括して全部簡単にこなせるのは楽でいいですね♪

まぁそりゃ会社とかではこんなシステムがあってそれを使ったりするのはあたり前なんだろうけど、
個人でこのシステムを自力でアクセスで作るのって結構大変でしたねぇ・・・(笑)。


まぁ、こんな大層にデータ管理するほど大量の注文もさほどないわけですけど、
まぁそれなりにわりと何年も経ってますしね、
最初の頃は、わざわざこんなご丁寧なシステムを分厚いアクセスのハウツー本勝手まで作った苦労のわりに、
入力することや機会があんまりないよなぁみたいな日も長かった時期があるわけですが(笑)、
いや、まぁわりとようやくデータ管理してる雰囲気とか売れ行きとか客層の統計なんかが軽くとれる感じぐらいのデータ量にはなってきましたよ?(笑)
 ズラーと並ぶ受注データ見てるとなんか気分イイですわ(笑笑)
あ~こんなけ売れてたんや~みたいな(笑)。

ところで為替がまたワケ解らんな~(笑)。
クロス上値重!(笑)豪ドルも上値重!(笑)
97.63のロングとか普通に逆指値かかったわ(笑)。
でもめげずまた97.57でロングに。(あ、この日記5月8日に書いてますから/笑)
その後は楽に利益が乗ったから、また逆指値のストップ注文を97.61において損失を生む心配もなく、あとは、どこまで上がってくれるか・・・・・(笑)

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[ 2008/05/08 23:34 ] ■ PC関連 | TB(0) |
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